Drukte tijdens de vakantie

Weet Wat Er Komt: 

Een goede voorbereiding is het halve werk. Duik in je data van de afgelopen jaren en kijk wanneer de drukte begon te pieken. Zijn er bepaalde dagen of weken waarop het altijd drukker is? Met deze kennis kun je vooruitplannen, zorgen voor extra personeel en je team voorbereiden op wat er komt. 

Flexibel Team: 

Een flexibel rooster kan echt een verschil maken. Maak duidelijke afspraken over wie wanneer vrij kan nemen, en wie er stand-by staat als het plotseling druk wordt. Dit zorgt voor duidelijkheid en zorgt ervoor dat je team zich gesteund voelt, ook als het hectisch wordt. 

Juiste Kanaal: 

Niet elke vraag hoeft direct door een medewerker te worden beantwoord. Moedig klanten aan om het juiste contactkanaal te gebruiken. Is het een simpele vraag? Verwijs ze dan naar de FAQ-sectie op je website. Heb je een chatbot? Laat die dan de eerstelijns vragen afhandelen. Zo houd je de lijnen vrij voor de echt lastige vragen. 

Houd de Vinger aan de Pols: 

Monitor continu hoe het gaat. Zijn er onverwacht veel vragen? Schakel dan snel extra hulp in. Tevreden klanten en een tevreden team zijn het resultaat van een goede balans en snelle bijsturing waar nodig. 

Plan B:

Zorg ervoor dat je bent voorbereid op het onverwachte. We hebben gezien dat stakingen, oorlogen, pandemieën er voor kunnen zorgen dat een operatie verstoord wordt. Door vooraf na te denken over maatregelen die je kan nemen zorg je er voor dat je niet helemaal met je rug tegen de muur staat als het gebeurt. Je kan denken aan aangepaste voice-respons systemen, het (tijdelijk) prioriteren van bepaalde vragen/klanten of het laten inspringen van collega’s op eenvoudige werkstromen. 

Praat met je Team: 

Goede communicatie is goud waard. Bespreek de vakantieplanning ruim van tevoren en zorg dat iedereen weet waar hij aan toe is. Houd ook regelmatig check-ins om te zien hoe het gaat en of er extra ondersteuning nodig is. 

 De vakantiedrukte is voor zowel je klanten als je team een cruciale periode. Een goede voorbereiding en continue afstemming zorgen ervoor dat je deze drukke tijden glansrijk doorkomt. Zo sta je klaar voor je klanten wanneer ze je het meest nodig hebben, en dat is het moment waarop je als bedrijf echt kunt schitteren. En onthoud: een tevreden klant deelt zijn positieve ervaringen, en dat is de beste reclame die er is!